De juiste stroom met informatievoorziening

Administratie kantoren, web bureaus, zorginstellingen of fitness schonen, één ding hebben al deze typen bedrijven met elkaar gemeen. Interne communicatie is de basis van de juiste stroom met informatievoorziening.

Als gevolg van een goede interne communicatie kunnen processen sneller en efficiënter verlopen. Of dat nu is met toegankelijkheid voor specifieke afdelingen te maken heeft of met het inwerken van nieuw personeel.

We kunnen tegenwoordig in real-time informatie uitwisselen met collega’s andere bedrijven, ook als deze zich aan de andere kant van de wereld bevinden. Het wordt daarnaast steeds eenvoudiger en goedkoper om data te vergaren of alles wat met je bedrijf te maken heeft. Daarentegen betekent dit dat er binnen een organisatie of samenwerking met andere bedrijven dagelijks honderden bestanden worden gemaakt, geopend en gedeeld. Allen met hun eigen waarde, sensitiviteit en doel. Contracten, ontwerpen voor nieuwe producten, de notulen van de MT-vergadering, de poster voor de nieuwe marketingcampagne en nog veel meer. Dit maakt het makkelijk om het overzicht te verliezen of wildgroei te krijgen.

Toegang tot bestanden

Hoe gaat het in jouw bedrijf? Staan er soms mensen voor een dichte deur? Of is er juist te veel toegang waardoor ongeautoriseerde gebruikers rond kunnen neuzen in ruimtes waar zij niets te zoeken hebben? Of zijn er wellicht nog ex-medewerkers die nog een account hebben dat niet is uitgeschakeld? Net als bij je persoonlijke bankpas, wil je bestanden ook zodanig beheren dat iedereen precies toegang heeft tot datgene dat hij of zij nodig heeft om het werk te doen.

Met een slimme structuur kun je echter meer dan alleen de toegang tot informatie bepalen. Het opent ook de mogelijkheid om je bedrijfsprocessen slimmer te organiseren. Worden je werkprocessen gekenmerkt door stapels printjes of lange e-mailkettingen met bijlagen in verschillende versies? Een goed bestandsbeheer maakt het mogelijk om werkprocessen beter te structureren. Daarnaast kun je op professionele wijze samen werken met externe partijen, waar ook ter wereld.